Mange virksomheder oplever, at leverandøraftaler og tilbagevendende udgifter ligger spredt i lokale mailbokse, hvilket gør det vanskeligt for økonomiafdelingen at skabe overblik og følge op på forventede omkostninger. Det kan føre til fejl i kontering, manglende gennemsigtighed og unødvendige omposteringer.
Continia har introduceret et nyt Indkøbsmodul, der arbejder tæt sammen med både Document Capture og Expense. Modulet er udviklet til virksomheder med mange tilbagevendende indkøb, abonnementsbaserede udgifter og behov for bedre styring, korrekt kontering og øget gennemsigtighed i godkendelsesprocessen.
Hvorfor er Indkøbsmodulet relevant?
Modulet adresserer en række velkendte udfordringer:
- Tilbagevendende bilag: Softwareabonnementer, licenser og serviceaftaler kommer månedligt, ofte med små beløbsvariationer.
- Kontering og godkendelse: Bilag bliver ikke altid konteret korrekt, hvilket skaber ekstra arbejde i form af omposteringer.
- Manglende overblik: Dimensioner bruges ikke konsekvent, tekster varierer, og flere ydelser fra samme leverandør gør opfølgning vanskelig.
Hvad får I ud af Indkøbsmodulet?
Godkendelser og kontering flyttes tidligere i processen
Med Indkøbsmodulet kan indkøb og godkendelser ske før fakturaen modtages. Det betyder:
- Bedre budgetstyring
- Færre fejl i kontering
- Et mere præcist overblik over virksomhedens omkostninger og forpligtelser
Fuld sporing af faste udgifter
Når en kontrakt benyttes, kan der tilknyttes en fast tekst til finansposteringen, så udgiften altid kan spores tilbage til den korrekte aftale.
Aftaler samlet ét sted
Leverandøraftalen kan vedhæftes direkte på kontrakten i Business Central, så alle ved, hvor dokumentationen ligger.
Sådan fungerer processen
- Expense‑bilag: Udgiftsbrugeren vælger kontrakten, når bilaget sendes ind, eller tilføjer den efterfølgende.
- Leverandørbilag: Kontrakten kan vælges allerede inden bilaget sendes i flow, og opsættes direkte på Document Capture‑skabelonen.
- Autogodkendelse: Bilag kan autogodkendes, hvis de matcher de opsatte kriterier.
Vil du optimere jeres P2P‑proces?
Hvis du ønsker en introduktion til Indkøbsmodulet eller sparring på, hvordan I kan optimere jeres P2P‑proces (Procure-to-Pay), står vi klar til at hjælpe.
